Exercice Corrigé MCC Merise MCC Gestion des Livraisons et Commandes

Dans ce deuxième exercice, la séparation  entre l'organisation et le conceptuel n'est pas effectuée. Cela fait partie de l'exercice. 

   

  
Les étapes suivantes sont recommandées :

 
1. Définir les fonctions de l'établissement, regrouper ces fonctions en domaines.
2. Définir les partenaires.
3. Lister les messages et leurs informations et dessiner le modèle conceptuel de communication. 

 

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M. Gommetcrayon est responsable des services généraux. Son service possède un stock de fournitures de bureau (papier, crayon...). Il approvisionne les différents services de la société, et, avec l'aide de ses deux assistants, Rondouillard et Rondecuir, il centralise et traite les demandes de fournitures des secrétaires de service.

  
Les articles demandés donnent lieu à des livraisons immédiates ou bi-hebdomadaires qui ont lieu, en général, le 15e et le 31e jour du mois. Si les fournitures demandées sont considérées  comme spéciales, s'il ne s'agit pas de fournitures d'utilisation courante (par exemple : téléphone, répondeur, lampe...), elles sont données aux services dès que possible, sans attendre les jours habituels de livraison. La demande donne lieu à un don de fournitures aux secrétariats des services demandeurs si les fournitures sont en stock. Sinon, les fournitures sont commandées aux fournisseurs. MM. Rondouillard et Rondecuir préviennent alors les secrétariats de la date prévue de distribution. En cas de réclamation d'un service sur la qualité d'une fourniture, un des assistants doit retrouver le lot fournisseur afin de vérifier sa conformité.

 
M. Gommetcrayon est particulièrement attentif aux quantités demandées par les services. Il se réserve le droit d'avoir un regard sur les demandes des services et de les refuser pour limiter la consommation. Les miroirs, les limes à ongles et les fournitures de la rentrée scolaire sont particulièrement surveillés. Chaque commande donne lieu à une vérification du budget alloué au service. Si le budget autorisé est dépassé, ou s'il le devient dans une prochaine commande, le responsable présente une requête de budget supplémentaire,  afin d'obtenir une autorisation de dépassement de budget.

 
Une commande de fournitures permet d'honorer les demandes des services et de réapprovisionner le stock jusqu'à son maximum. Pour chaque commande, M. Gommetcrayon choisit ses fournisseurs en fonction des conditions d'achat ou des tarifs proposés pour acheter aux meilleures conditions (prix unitaire de la fourniture et remises).

 
En fin d'année, le stock des services généraux est inventorié par MM Rondouillard et Rondecuir pour fournir un état annuel du stock au service comptabilité. 

    

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Correction

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Corrigé exercice  : Gestion Livraison et Commande (fonctions services généraux)

  

1 Lister et regrouper les fonctions élémentaires

 
Les domaines sont "distribuer fournitures", "acheter", "maîtriser dépenses" ou "définir budget" et "comptabiliser". 

           

 

    

Une même fonction peut être exercée par plusieurs postes de travail. Cela entraîne une demande et un contrôle (des dépenses par exemple). 

  
2 Lister les partenaires

 
Les deux partenaires des services généraux sont : "fournisseur" (des services généraux) et "utilisateur" (correspondant aux différents services utilisant des fournitures administratives).

 
Les services utilisateurs et le service comptabilité sont des postes de travail et font partie de la structure organisée de l'entreprise. 

 
3 Lister les messages et dessiner le MCC

 
Le MCC représente les flux d'informations échangés entre domaines et partenaires. L'inventaire annuel pour valoriser les stocks n'apparaît pas dans le MCC car il est dans le domaine "comptabiliser". Il apparaîtra au niveau organisé. 

              

    

Budget accordé  : libellé type fourniture (exemple : fourniture de bureau), montant budget accordé (montant du budget + montant du dépassement ou de la baisse).

 
Commande fournisseur (commande de fournitures) au fournisseur : adresse fournisseur, date de la commande, date souhaitée de réception des fournitures, délai de paiement (nombre de jours entre la réception de la facture et le paiement), nom du fournisseur, prix unitaire fourniture, quantité commandée, référence fourniture
(numéro de référence spécifique du fournisseur).

 
Conditions d'achat  : libellé fourniture, prix unitaire fourniture (prix unitaire catalogue moins remises client), référence fourniture. 

 
Demande d'achat (lorsque certaines fournitures sont nécessaires et n'existent plus en stock, une demande d'achats répertorie alors toutes les fournitures qui seront passées en commande ultérieurement) : date souhaitée de réception des fournitures, libellé fourniture, quantité demandée, référence fourniture (interne société). 

 
Demande de dépassement budget : montant de dépassement du budget, date disponibilité budget.

Demande de fournitures : date de la demande de fournitures, libellé fourniture, nom personne, n° bureau, quantité demandée. 

 
Don fournitures : date don, libellé fourniture, nom personne, quantité donnée. 

Don prévu  (indique la date à laquelle sera réalisé le don de fournitures) : date prévue du don, libellé fourniture, nom personne, quantité prévue du don. 

 
Facture validée : n° facture, montant facture, n° fournisseur. 

 

Réception fourniture  (indique la date à laquelle les fournitures devront être livrées par les fournisseurs à acheter) : date réception, référence fourniture, lieu de stockage, nom fournisseur, quantité commandée, quantité livrée. 

 
Réception effectuée : date réception, libellé fourniture, quantité livrée.

 
Réception prévue  (indique la date prévisionnelle à laquelle les fournitures devront être disponibles) : date prévue réception, libellé fourniture, quantité livrée prévue.

 
Réclamation utilisateur (réclamations pour l'endommagement d'une fourniture) : description réclamation, libellé fourniture, libellé type, date don. 

 

Refus demande (le responsable des services généraux se réserve en plus le droit de refuser d'honorer une demande de fournitures, si un service a une "trop grande consommation", c'est-à-dire si le service effectue une demande alors qu'il vient juste de recevoir une quantité de ces mêmes fournitures) : date du prochain don, libellé fourniture, période consommation, quantité consommée. 

     

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